Kontrast
Zmień ustawienia
Zmień ustawienia

ZAPYTANIE OFERTOWE /ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
NR 3/2016
Z DNIA 14 CZERWCA 2016

Samorządowy Informator SMS Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością
ZGODNIE Z OBOWIĄZUJĄCĄ ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI

ZAPRASZA DO SKŁADANIA OFERT NA ŚWIADCZENIE USŁUG ZARZĄDZANIA I REALIZACJI PROJEKTU

W RAMACH PROJEKTU „OPRACOWANIE I WDROŻENIE WEBOWYCH ORAZ MOBILNYCH
SYSTEMÓW KOMUNIKACJI Z MIESZKAŃCAMI, PASAŻERAMI I PACJENTAMI CELEM
ROZWOJU DZIAŁALNOŚCI B+R FIRMY SISMS SP. Z O.O.”


ZGODNIE Z WARUNKAMI OKREŚLONYMI W NINIEJSZYM ZAPYTANIU OFERTOWYM

DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Samorządowy Informator SMS Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością
Ul. Kruczkowskiego 19
51-143 Wrocław

NIP 8951932664, REGON 020843579
e-mail:
www.sisms.pl
Osoba uprawniona ze strony Zamawiającego do kontaktów w sprawie zapytania ofertowego:
Pani Beata Krzos Tel. (+48) 71 750 47 00.

TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie poniżej 50 tys. PLN netto zostanie udzielone zgodnie zasadą konkurencyjności i z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (autor wytycznych - Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju) oraz zgodnie z zał. Nr 10 do Regulaminu konkursu nr naboru RPDS.01.02.01-IP.01-02-013/15.

Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Niniejsze zapytanie jest również dostępne w biurze Zamawiającego we Wrocławiu przy ul. Kasprowicza 46, budynek 2, piętro II i na stronie internetowej www.sisms.pl. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79421000-1 - usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych.
  1. Okres świadczenia usług zarządzania i realizacji projektu: od dnia podpisania umowy, nie później niż do dnia 28 grudnia 2017 r.
  2. Miejsce realizacji zamówienia: miasto Wrocław.
Przedmiotem zamówienia jest usługa zarządzania i realizacji projektu, w tym:
  1. Usługa wsparcia w zarządzaniu i realizacji projektu zgodnie z wytycznymi i przepisami prawa – główne obowiązki:
    1. monitorowanie i nadzór nad prawidłowością realizacji danych w ramach projektu (wskaźniki, cele projektu, wydatki, etc.);
    2. nadzór nad prawidłowością wykonania budżetu, celów i wskaźników projektu oraz monitorowanie ewentualnych odchyleń;
    3. wychwytywanie i analizowanie ryzyk/ryzyka;
    4. podejmowanie działań korygujących;
    5. nadzór finansowy nad prawidłowością realizacji projektu i planowanie wydatków na kolejne okresy sprawozdawcze;
    6. współpraca z osobami uczestniczącymi w projekcie, w tym m.in. z Kierownikiem działu B+R,
    7. przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji projektowej, w tym m.in. opracowanie pism, raportów, dokumentów, wydruków do celów sprawozdawczości i korespondencji z Dolnośląską Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami uprawnionymi do kontroli projektu lub/i wyznaczonymi do przeprowadzenia badań, kontroli, audytu projektu;
    8. asysta podczas kontroli projektu oraz jego zewnętrznego audytu;
    9. monitorowanie wszelkich zmian w wytycznych programowych oraz innych regulacji prawnych mających wpływ na prawidłowe rozliczenie projektu, przy zachowaniu instrukcji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej, planu kont, itd.;
    10. przygotowywanie zapytań ofertowych dla projektu zgodnie z zał. nr 10 do regulaminu konkursu "zasady obowiązujące podczas dokonywaniu zamówień przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych w ramach Projektu";
    11. raportowanie do Zarządu Zamawiającego;
    12. udział w spotkaniach zespołu projektowego;
  2. Usługa rozliczania projektu – główne obowiązki:
    1. sporządzanie wniosków o płatność wraz z częścią sprawozdawczą ( w tym przygotowywanie wniosków o płatność zaliczkową, pośrednią i końcową) w ramach SL2014 lub/i w sposób wskazany przez Dolnośląską Instytucją Pośredniczącą – rozliczenie zgodne z zasadami finansowania RPOWD i Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWD oraz prawodawstwem krajowym i unijnym;
    2. bieżący nadzór nad prawidłowością i terminowością realizowanych zadań i wydatków w zakresie zgodności z budżetem projektu, harmonogramem płatności oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w RPOWD,
    3. aktualizacja harmonogramu płatności i innych dokumentów w celu wykorzystania oszczędności w ramach projektu lub/i niezbędnych zmian w projekcie;
    4. nadzór nad prawidłowością księgowania dokumentów na kontach analitycznych w ramach projektu i kontrola dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu w tym zgodności z przepisami krajowymi i unijnymi,
    5. opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z wytycznymi, w tym kwalifikowanie odpowiednich wartości do kosztów kwalifikowanych projektu,
    6. wsparcie Zamawiającego w działaniach mających wpływ na proces rozliczania projektu oraz w rozliczaniu poziomu dofinansowania kosztów projektu do celów sprawozdawczych, podatkowych;
Oferent/Wykonawca ubiegający się o zamówienie powinien uwzględnić poniższą krótką specyfikację projektu, w ramach którego będzie świadczył usługi zarządzania i realizacji projektu:

Celem głównym projektu jest rozwój aktywności badawczo-rozwojowej firmy SISMS Sp. z o.o. poprzez prowadzenie prac rozwojowych celem uzyskania nowych produktów, co przyczyni się do podniesienia innowacyjności i rentowności prowadzonej działalności.

Efektem końcowym projektu będzie powstanie dwóch systemów informacyjnych z komunikatorami służących szybkiemu informowaniu na telefony komórkowe zainteresowanych osób o ważnych sprawach dnia codziennego np. zagrożeniach pogodowych, wiadomościach lokalnych, wydarzeniach sportowych, kulturalnych, wyłączeniach prądu, wody, gazu, korkach, sprawach ważnych dnia codziennego oraz systemu do telerehabilitacji.

Głównymi grupami docelowymi dla nowych produktów ofertowanych przez firmę SISMS sp. z o.o. będą:

Dla systemu i komunikatora SISMS 2.0 - jednostki samorządu terytorialnego, mieszkańcy i przedsiębiorstwa świadczące usługi dla mieszkańców.

Dla systemu i komunikatora ISMS 2.0 - pasażerowie korzystający z komunikacji publicznej, przedsiębiorstwa komunikacji publicznej (kolej, autobusy, busy, tramwaje) oraz kierowcy.

Dla systemu Telerehabilitacji - podmioty lecznicze i rehabilitacyjne, rehabilitanci, fizjoterapeuci, masażyści, pacjenci.

Projekt będzie realizowany przez kadrę z działu związanego bezpośrednio z działalnością w zakresie badań i rozwoju: Dział Badawczo - Rozwojowy (B+R) firmy SISMS sp. z o.o.

Wartość projektu: 2.377.312,97 zł

Wartość dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego: 1.346.315,90 zł.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU (ZAPYTANIU) OFERTOWYM

  1. O realizacje zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub osoby prawne, dysponujące personelem o niżej określonych kwalifikacjach:
    1. min. 3 lata doświadczenia w zarządzaniu projektami, w tym ich rozliczaniu. Zamawiający wyznacza spełnienie niniejszego warunku poprzez złożenie przez Wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (zał. nr 2), a także poprzez wskazanie na posiadanie przez Wykonawcę wymaganego przez Zamawiającego doświadczenia (zał. Nr 3). Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia niniejszy warunek jeżeli Wykonawca wykaże i udowodni, iż w okresie ostatnich trzech lat licząc od terminu składania ofert zarządzał projektami, w tym rozliczał je.
    2. wystarczająca wiedza merytoryczna i umiejętności praktyczne z zakresu objętego usługą. Zamawiający wymaga wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę poprzez przedstawienie kserokopii certyfikatu poświadczającego umiejętność zarządzania projektem ( np. z zakresu metodyki Prince), oraz kserokopii dyplomu studiów wyższych lub/i podyplomowych Wykonawcy lub osób zdolnych do wykonania zamówienia działających w jego imieniu.
  2. Oferenci dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający nie wymaga szczegółowego wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę.
  3. Oferenci znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie wymaga szczegółowego wykazania i udokumentowania spełnienia niniejszego warunku przez Wykonawcę.
  4. Oferenci nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym.

KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający wyznaczył następujące kryteria oceny ofert i ich znaczenie:
  1. Kryterium nr 1 - doświadczenie Wykonawcy – max. 20 punktów

    Spełnienie warunków dotyczących posiadanego przez Wykonawcę doświadczenia oceniane jest w zależności od liczby punktów przyznawanych na podstawie podanej przez Wykonawcę liczby projektów, którymi zarządzał .

    Zamawiający oceni oferty wg. następującego wzoru:

    G = (ilość punktów za doświadczenie Wykonawcy badanej oferty / Maksymalna ilość punktów do uzyskania za doświadczenie Wykonawcy) x 20 pkt

    Zasada przyznawania punktów za doświadczenie Wykonawcy:

    Ilość pkt
    doświadczenie Wykonawcy - 3 - 5 projektów 5
    doświadczenie Wykonawcy - 6 – 9 projektów 10
    doświadczenie Wykonawcy - 10 i powyżej projektów 20
  2. Kryterium nr 2 – cena - max. 80 punktów

    Cena ma charakter ryczałtowy i powinna zawierać w sobie wszelkie koszty świadczenia usługi w sposób zdalny oraz jeśli będą tego wymagały okoliczności w biurze Zamawiającego .

    Cena netto oferty powinna zostać wyrażona w PLN. Najwięcej punktów zostanie przyznane ofercie tego Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.
Zamawiający oceni oferty wg. następującego wzoru:

(Najniższa oferowana cena netto / Cena badanej oferty netto) x 80 = punktacja ceny oferty

Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, którego oferta uzyska łącznie najwyższą liczbę punktów (suma kryterium nr 1 i kryterium nr 2). Oferent powinien sporządzić jedną ofertę cenową zgodnie ze wzorem formularza stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wymienić swoją ofertę. Zamawiający może żądać od Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.

TERMIN SKŁADANIA OFERT

OFERTY NALEŻY SKŁADAĆ DO DNIA 22 CZERWCA 2016 R. DO GODZ.10:00
w biurze Zamawiającego we Wrocławiu 51 - 162
przy ul. Kasprowicza 46
Oferty wysyłane pocztą bez względu na operatora powinny zostać dostarczone do biura
Zamawiającego najpóźniej do dnia i godziny wskazanej powyżej.

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERTY

  1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych
  2. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
  3. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  4. Oferta powinna zawierać:
    1. Formularz ofertowy wzór - załącznik nr 1 do zapytania ofertowego – wypełniony przez Wykonawcę,
    2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wzór - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego – wypełniony przez Wykonawcę,
    3. Wykaz zrealizowanych zamówień/usług wzór - załącznik nr 3 do zapytania ofertowego – wypełniony przez Wykonawcę,
    4. Kserokopia certyfikatu poświadczającego umiejętność Wykonawcy zarządzania projektem ( np. z zakresu metodyki Prince), oraz kserokopia dyplomu studiów wyższych lub/i podyplomowych Wykonawcy lub osób zdolnych do wykonania zamówienia działających w jego imieniu.
    5. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
  5. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, przedstawicieli Wykonawcy wymienionych w aktualnych dokumentach rejestrowych firmy lub osoby po stronie Wykonawcy upoważnione do zaciągania zobowiązań w jego imieniu. Formalne upoważnienie powinno być wówczas dołączone do oferty.
  6. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. W przypadku składania dokumentów w językach obcych wymagane jest ich tłumaczenie na język polski. Tłumaczenie powinno zostać podpisane przez osobę dokonującą tłumaczenia. Zamawiający nie wymaga dokonywania tłumaczeń przysięgłych.
  7. Oferta powinna być jednoznaczna, tzn. sporządzona bez dopisków, opcji i wariantów oraz spięta w sposób trwały.
  8. Oferty należy składać w nieprzejrzystych, zamkniętych kopertach lub opakowaniach. Koperta powinna być opieczętowana pieczęcią firmową, zawierać nazwę i adres Wykonawcy oraz nazwę i adres Zamawiającego, tj.:

    SISMS Sp. z o.o.
    ul. Kasprowicza 46, 51-137 Wrocław

    Ponadto koperta powinna być opatrzona napisem:
    OFERTA NA ŚWIADCZENIE USŁUG ZARZĄDZANIA I REALIZACJI PROJEKTU (zapytanie nr 3/2016)

TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

  1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni.
  2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

INFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA

W celu uniknięcia konfliktów interesów zamówienie nie może być udzielone przez Zamawiającego podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji
  3. Pełnienia funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
  4. Pozostaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie o niepozostawianiu z Zamawiającym w żadnym ze stosunków opisanych powyżej – zgodnie z zał. nr 2

ODRZUCENIE OFERTY

Zamawiający jest uprawniony do odrzucenia danej oferty jeśli:
  1. cena zaoferowana w ofercie jest rażąco niska, tj. taka, która z dużym prawdopodobieństwem jest niższa niż koszt realizacji zamówienia. Za cenę rażąco niską może być w szczególności uznana cena odbiegająca o 30 % od średniej ceny wszystkich złożonych ofert lub szacunkowej ceny obliczonej przez Zamawiającego,
  2. Wykonawca nie daje rękojmi prawidłowego wykonania zamówienia.
Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienie niniejszego postępowania ofertowego bez podania przyczyny.

WARUNKI ZMIANY UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Zamawiający nie przewiduje się zmiany warunków umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego.

ZAWIADOMIENIE O WYNIKU ZAPYTANIA OFERTOWEGO

  1. Zamawiający zawiadamia wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty za pomocą poczty elektronicznej i na stronie www.sisms.pl
  2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający podpisuje umowę z wybranym Oferentem.
Wszelkich dodatkowych informacji udziela koordynator projektu:
Beata Krzos
tel. (+48) 71 750 47 00
e-mail:
Wrocław, 14 czerwca 2016 r.
Beata Krzos
Koordynator Projektu

INFORMACJA O WYNIKU POSTĘPOWANIA

Zamawiający informuje o wyborze najkorzystniejszej oferty w ramach zapytania ofertowego nr 3/2016 z dnia 14 czerwca 2016 r. szczegóły

© 2017 SISMS.pl - SISMS Sp. z o.o..
Wszelkie prawa zastrzeżone